Erste Schritte
Die Billing Platform ermöglicht es Ihnen, Rechnungen zu versenden, Zahlungen einzuziehen und Kunden über mehrere Unternehmen oder Marken hinweg von einem einzigen Konto aus zu verwalten. Ob Sie ein Unternehmen oder zwanzig betreiben: es funktioniert immer gleich.
Wie alles zusammenhängt
Die Plattform basiert auf vier Hauptkonzepten, die sich übersichtlich ineinander fügen:
- Organisationen repräsentieren Ihre Unternehmen oder Marken. Sie haben möglicherweise eine oder ein Dutzend. Jede Organisation hat eigene Kunden, Rechnungen, Branding und Zahlungseinstellungen. Die Daten sind zwischen ihnen vollständig isoliert.
- Kunden sind die Personen oder Unternehmen, denen Sie Rechnungen stellen. Sie gehören zu einer einzelnen Organisation. Wenn dasselbe Unternehmen unter zwei Ihrer Marken erscheint, sind das zwei separate Kundendatensätze (was in der Regel gewünscht ist).
- Rechnungen sind einer Organisation zugeordnet und mit einem Kunden verknüpft. Sie enthalten Positionen, Steuerberechnungen und ein Fälligkeitsdatum. Sie können sie manuell, über die API oder als wiederkehrende Rechnung erstellen.
- Zahlungen werden gegen Rechnungen erfasst. Kartenzahlungen, die über die gehostete Zahlungsseite eingezogen werden, werden automatisch nachverfolgt. Banküberweisungen und andere Offline-Zahlungen können manuell erfasst werden.
Eine Organisation ist ein Container. Alles andere befindet sich darin. Wenn Sie separate Rechnungsnummern, unterschiedliches Branding oder verschiedene Zahlungsmethoden pro Marke wünschen, erstellen Sie für jede eine eigene Organisation.
Ihre erste Rechnung in fünf Schritten
Der schnellste Weg von einem neuen Konto zu einer versendeten Rechnung:
- Erstellen Sie eine Organisation. Geben Sie ihr einen Namen, legen Sie die Standardwährung fest und fügen Sie Ihre Firmenadresse hinzu. Das dauert etwa eine Minute.
- Konfigurieren Sie Ihr Branding. Laden Sie Ihr Logo hoch und legen Sie Ihre Markenfarbe fest. Dies ist das, was Ihre Kunden auf Rechnungen und Zahlungsseiten sehen werden.
- Fügen Sie einen Kunden hinzu. Sie benötigen mindestens einen Namen und eine E-Mail-Adresse. An diese E-Mail-Adresse werden Rechnungen zugestellt.
- Erstellen Sie eine Rechnung. Fügen Sie Ihre Positionen hinzu, legen Sie einen Steuersatz fest, falls zutreffend, und wählen Sie ein Fälligkeitsdatum. Die Rechnung wird als Entwurf erstellt, damit Sie sie zuerst überprüfen können.
- Versenden Sie sie. Klicken Sie auf Senden und der Kunde erhält eine gebrandete E-Mail mit einem Link zum Anzeigen der Rechnung und zur Online-Zahlung. Das war's.
Der gesamte Vorgang dauert beim ersten Mal etwa zehn Minuten. Folgerechnungen gehen schneller, da Ihre Organisation, Ihr Branding und Ihre Kunden bereits eingerichtet sind.
Dashboard vs. API
Alles, was Sie im Dashboard tun können, können Sie auch über die API tun. Das Dashboard eignet sich gut für alltägliche Abrechnungsaufgaben. Wenn Sie jedoch die Rechnungserstellung automatisieren, Zahlungsdaten mit Ihrer Buchhaltungssoftware synchronisieren oder die Abrechnung in Ihr eigenes Produkt integrieren möchten, ist die API der richtige Ansatzpunkt.
Sowohl das Dashboard als auch die API nutzen dasselbe zugrunde liegende System, sodass Änderungen in einem sofort im anderen sichtbar sind. Sie können beispielsweise eine Rechnung über die API erstellen und sie dann im Dashboard überprüfen, bevor Sie sie versenden.