Was passiert, wenn 2.000 Produkte zwoelf Sprachen sprechen muessen

Tausende Produkte in mehreren Sprachen zu verwalten klingt nach einem logistischen Albtraum. Fuer die meisten Unternehmen ist es das auch. Spezifikationen aendern sich, Uebersetzungen geraten aus dem Takt, und die Verantwortlichen verbringen ihre Tage in Tabellenkalkulationen, anstatt die Arbeit zu erledigen, die das Unternehmen wirklich voranbringt.

Die Realitaet mehrsprachiger Produktdatenverwaltung

Die meisten Unternehmen fangen gleich an. Produktinformationen leben in einer Tabelle. Jemand fuegt eine Spalte fuer Franzoesisch hinzu, dann eine fuer Deutsch, dann Niederlaendisch. Schnell ist die Datei 15.000 Zeilen tief, mit verbundenen Zellen, farbcodierten Reitern und einer Namenskonvention, die nur eine einzige Person versteht. Wenn sich eine Spezifikation aendert, muss jemand diesen Wert in zwoelf verschiedenen Spalten finden und jeden einzeln von Hand aktualisieren.

Uebersetzungen werden in der Regel per E-Mail verwaltet. Das Produktteam schickt einen Stapel englischer Beschreibungen an eine Uebersetzungsagentur, die die Dateien eine Woche spaeter zuruecksendet. Diese uebersetzten Texte werden dann in die Tabelle eingefuegt, oder in ein CMS, oder in beides. Niemand ist sich ganz sicher, welche Version aktuell ist. Wenn ein Haendler in Italien einen Fehler auf seiner Produktseite entdeckt, wandert die Korrekturanfrage durch drei Abteilungen, bevor sich etwas aendert.

Die eigentlichen Kosten entstehen nicht durch die Uebersetzung selbst, sondern durch den Koordinationsaufwand: das Nachfassen, die Versionskontrolle, das schleichende Auseinanderdriften ueber alle Maerkte hinweg. Ein falscher Kilogrammwert in einer Sprachversion, und ploetzlich gibt ein Haendler einem Kunden die falschen Spezifikationen weiter.

Ein Projekt, das uns zum Umdenken brachte

Als EP Equipment zu uns kam, hatten sie genau dieses Problem in grossem Massstab. EP Equipment ist einer der weltweit groessten Hersteller von lithiumbetriebenen Flurfoeriderzeugen. Ihr Katalog umfasst Elektrostapler, Hubwagen, Stapler und Lagertechnikloesungen, die ueber Haendlernetzwerke in mehr als 20 Maerkten weltweit vertrieben werden.

Sie verwalteten ueber 2.000 Produkte und Uebersetzungen in zwoelf Sprachen. Produktdaten waren ueber Tabellenkalkulationen, ERP-Exporte und gemeinsame Laufwerke verstreut. Uebersetzungen wurden per E-Mail koordiniert. Die Einfuehrung eines einzigen neuen Produkts in allen Sprachversionen dauerte Wochen. Das Marketingteam verbrachte mehr Zeit mit der Inhaltsverwaltung als mit dem eigentlichen Marketing.

Was uns auffiel: Das Problem von EP Equipment war nichts Ungewoehnliches. Sie hatten lediglich eine Groessenordnung erreicht, bei der die Probleme nicht mehr ignoriert werden konnten. Die meisten Unternehmen mit mehrsprachigen Katalogen stehen vor denselben grundlegenden Herausforderungen. EP Equipment konnte es sich einfach nicht mehr leisten, sie weiterhin manuell zu loesen.

Was den eigentlichen Unterschied gemacht hat

Ein PIM zu bauen, ist leicht zu beschreiben. Man bringt alle Produktdaten an einen Ort und verbindet sie mit der Website. Aber die Funktionen, die den Arbeitsalltag von EP Equipment tatsaechlich veraendert haben, waren spezifischer als das.

Auto-Translate war die groesste Zeitersparnis. Frueher bedeutete es, eine neue Produktbeschreibung in zwoelf Sprachen zu bringen: Inhalte an eine Uebersetzungsagentur schicken, auf die Dateien warten und dann jede Uebersetzung an die richtige Stelle einfuegen. Mit Auto-Translate direkt im PIM kann das Content-Team sofort Entwurfsuebersetzungen generieren und diese dann durch einen menschlichen Pruefungsprozess leiten. Die Uebersetzungsagentur prueft weiterhin alles, aber sie ueberarbeitet und verfeinert, anstatt bei null anzufangen. Ein Produkt, das frueher Wochen brauchte, geht jetzt in Stunden live.

KI-gestuetzte Suche loeste ein Problem, das wir urspruenglich gar nicht eingeplant hatten. Das Haendlernetzwerk von EP Equipment musste Produkte schnell finden, aber der Katalog ist umfangreich und technisch. Nach einer Teilenummer zu suchen funktioniert, wenn man sie kennt. Die meisten Haendler kennen sie nicht. Sie wissen, dass sie einen Hubwagen fuer den Innenbereich mit einer bestimmten Tragfaehigkeit brauchen. Die kontextbezogene Suche, die wir gebaut haben, versteht solche Anfragen und liefert die richtigen Ergebnisse, nicht nur Keyword-Treffer.

Dynamische PDF-Datenblaetter eliminierten eine ganze Kategorie von Wartungsarbeit. Frueher hatte jedes Produkt ein separates PDF-Datenblatt fuer jede Sprache. Die Aktualisierung einer einzigen Spezifikation bedeutete, Dutzende Dateien neu zu generieren und hochzuladen. Jetzt werden Datenblaetter auf Abruf aus aktuellen PIM-Daten erzeugt. Sie sind immer aktuell, immer korrekt gebrandet und in jeder Sprache verfuegbar, ohne dass jemand eine Datei anfassen muss.

Drei Dinge, die wir auf die harte Tour gelernt haben

Jedes Projekt lehrt einen etwas. Dieses hat uns drei Dinge gelehrt, die wir jetzt in jedes aehnliche Projekt einbringen.

Die Datenmigration ist der schwierige Teil, nicht der Systemaufbau. Wir hatten einen angemessenen Zeitrahmen fuer die Bereinigung und den Import der bestehenden Produktdaten von EP Equipment eingeplant. Es war nicht genug. Jahre tabellenbasierter Verwaltung hatten Duplikate, inkonsistente Benennungen, fehlende Felder und Uebersetzungen erzeugt, die nicht mehr mit ihrem Quelltext uebereinstimmten. Die Datenbereinigung dauerte so lange wie der Aufbau des PIM selbst. Wenn Sie ein aehnliches Projekt planen, verdoppeln Sie Ihren Zeitansatz fuer die Datenmigration. Vermutlich werden Sie dann immer noch etwas optimistisch sein.

Uebersetzungen brauchen einen Workflow, nicht nur ein Feld. Unser erster Instinkt war, jedem Produktattribut Sprachfelder hinzuzufuegen. Zwoelf Sprachen, zwoelf Spalten, fertig. Aber das verfehlt den Punkt voellig. Entscheidend ist der Prozess rund um diese Felder. Wer schreibt den Quelltext? Wer loest die Uebersetzung aus? Wer prueft sie? Was passiert, wenn sich der Quelltext aendert, nachdem die Uebersetzung bereits freigegeben ist? Ohne einen ordentlichen Pruefungs-Workflow hat man zwoelf Sprachversionen und kein Vertrauen, dass eine davon korrekt ist.

Das Content-Team muss es wollen. Wir haben bereits perfekt durchdachte Systeme erlebt, die verstauben, weil die Menschen, die sie taeglich nutzen sollten, nicht in die Gestaltung einbezogen wurden. Bei EP Equipment haben wir frueh im Projekt Workshops mit den Content-Redakteuren durchgefuehrt. Wir haben beobachtet, wie sie arbeiten, gefragt, was sie frustriert, und die Oberflaeche um ihren tatsaechlichen Prozess herum gebaut, nicht um einen idealisierten. Das Ergebnis ist ein System, das das Team der alten Arbeitsweise aufrichtig vorzieht. Das zaehlt mehr als jede Funktionsliste.

Ist das nur fuer Hersteller relevant?

EP Equipment ist ein Hersteller, daher drehen sich die Beispiele hier um Produktspezifikationen und Datenblaetter. Aber das zugrunde liegende Problem ist keineswegs auf die Fertigung beschraenkt. Jedes Unternehmen, das einen grossen Katalog strukturierter Inhalte ueber mehrere Maerkte oder Sprachen hinweg verwaltet, steht vor denselben Herausforderungen.

Wir haben es bei Talentagenturen erlebt, die tausende Kuenstlerprofile ueber verschiedene Regionen verwalten. Bei Haendlernetzwerken, die lokalisierte Produktlisten fuer jedes Gebiet pflegen. Bei Franchise-Unternehmen, die ein einheitliches Branding, aber marktspezifische Inhalte an Dutzenden Standorten benoetigen. Die Details aendern sich, aber das Muster ist immer dasselbe: strukturierte Daten, verschiedene Zielgruppen und ein Team, das zu viel Zeit mit Koordination verbringt.

Wenn Ihr Team mehr Zeit mit der Verwaltung von Inhalten als mit deren Erstellung verbringt, sind wahrscheinlich die Werkzeuge der Engpass, nicht die Menschen.