Produktdaten sind am Anfang nie chaotisch. Sie beginnen in einer ordentlichen Tabelle mit klaren Spalten und guten Vorsaetzen. Dann waechst das Sortiment. Jemand fuegt eine "Notizen"-Spalte hinzu. Das deutsche Buero erstellt seine eigene Version. Und ehe Sie sich versehen, haben Sie ein Datenproblem, das als Inhaltsproblem getarnt ist.
Wie Produktdaten entgleisen (langsam, dann auf einmal)
Das Muster ist bemerkenswert konsistent. Es beginnt mit einer Tabelle, die meist von jemandem erstellt wird, der das Produktsortiment wirklich versteht. Diese Tabelle funktioniert hervorragend fuer sechs Monate, vielleicht ein Jahr. Dann schickt jemand eine aktualisierte Version per E-Mail an einen Kollegen, und jetzt gibt es zwei Kopien. Dann erstellt jemand anderes eine "Master"-Kopie, die eigentlich gar nicht der Master ist, weil der urspruengliche Ersteller die erste Version weiterhin bearbeitet.
Spezifikationen aendern sich und die Haelfte des Katalogs ist veraltet, aber niemand ist sich ganz sicher, welche Haelfte. Die Website sagt das eine, das gedruckte Datenblatt etwas anderes, und das Vertriebsteam zitiert aus einem PDF, das sie vor drei Monaten auf ihren Desktop gespeichert haben. Waehrenddessen braucht das Marketingteam Produktbeschreibungen fuer eine neue Kampagne und findet nichts, dem es vertraut.
Das ist normal. Fast jedes Unternehmen, mit dem wir arbeiten, hat eine Version dieser Geschichte. Die Details variieren, aber die Form ist immer dieselbe: Daten, die strukturiert begannen, werden verstreut, und verstreute Daten werden im Stillen teuer.
Die Grenzen der Tabellenkalkulation
Tabellenkalkulationen sind brillant, bis sie es nicht mehr sind. Sie kennen kein Konzept von Beziehungen zwischen Daten. Ein Produkt kann nicht "wissen", dass es drei kompatible Zubehoerteile und zwei Alternativmodelle hat. Sie koennen keine Konsistenz erzwingen: eine Zeile sagt "Edelstahl", eine andere "ES" und eine dritte "edelstahl", alle meinen dasselbe, aber Ihre Filter sind anderer Meinung.
Sie koennen keine Produktseite und kein PDF-Datenblatt generieren. Sie koennen Ihnen nicht sagen, welche Uebersetzungen fehlen. Und sie koennen Ihrer Website definitiv nicht mitteilen, dass sich eine Produktspezifikation vor zehn Minuten geaendert hat. Es gibt eine Grenze dessen, was Tabellenkalkulationen leisten koennen, und die meisten wachsenden Unternehmen erreichen sie frueher als erwartet.
Das Tueckische ist, dass man die Grenze nicht bemerkt, wenn man sie erreicht. Man verbringt einfach mehr Zeit damit, Einschraenkungen zu umgehen. Eine zusaetzliche Stunde hier, um nach Duplikaten zu suchen, ein zusaetzlicher Nachmittag dort, um Daten fuer das Web-Team umzuformatieren. Es fuehlt sich nach normaler Arbeit an, ist aber tatsaechlich die Steuer, die man dafuer zahlt, dass man seinen Werkzeugen entwachsen ist.
Wie gute Produktdaten tatsaechlich aussehen
Ein gut verwaltetes Produktdaten-Setup gibt Ihnen eine zentrale Quelle der Wahrheit. Jedes Produkt lebt an einem Ort, mit strukturierten Feldern statt Freitext. Abmessungen sind immer im gleichen Format. Materialien werden aus einer kontrollierten Liste ausgewaehlt, nicht frei eingetippt. Kategorien sind sprachuebergreifend konsistent, nicht von jedem Regionalbuero neu erfunden.
Beziehungen zwischen Produkten sind explizit. Sie sehen, welches Zubehoer zu welchem Produkt gehoert, welche Modelle Alternativen zueinander sind und welche Teile kompatibel sind. Wenn Sie eine Spezifikation aktualisieren, fliesst diese Aenderung automatisch auf Ihre Website, Ihre PDF-Datenblaetter, Ihr Haendlerportal und ueberall sonst, wo die Daten erscheinen. Sie mailen niemanden an. Sie exportieren kein CSV erneut. Es passiert einfach.
Versionshistorie bedeutet, dass Sie sehen koennen, was sich wann geaendert hat, und bei Fehlern zuruecksetzen koennen. Das ist keine Wunschvorstellung. Das ist das, was ein richtig konfiguriertes Produktinformations-Management-System ab dem ersten Tag leistet. Die Technologie existiert seit Jahren. Das Hindernis ist nicht die Faehigkeit, sondern der Anfang.
Sie muessen nicht alles auf einmal reparieren
Der groesste Fehler, den Unternehmen machen, ist der Versuch, alles auf einmal zu migrieren. Sie betrachten ihren Katalog mit 2.000 Produkten, jedes mit Spezifikationen in vier Sprachen, und das Projekt fuehlt sich so enorm an, dass es nie in Gang kommt. Oder es kommt in Gang, dauert achtzehn Monate, und bis zum Launch ist die Haelfte der Daten schon wieder veraltet.
Ein besserer Ansatz: Beginnen Sie mit Ihren Top 50 Produkten. Das sind diejenigen, die den meisten Umsatz generieren, den meisten Traffic erhalten und die groessten Probleme verursachen, wenn ihre Daten falsch sind. Bringen Sie diese sauber in die Struktur. Testen Sie, wie sich der Workflow anfuehlt. Schulen Sie Ihr Team mit einem ueberschaubaren Datenbestand, nicht dem gesamten Katalog auf einmal.
Dann erweitern Sie. Fuegen Sie die naechsten 100 Produkte hinzu. Dann die naechsten 500. Wir haben mehr PIM-Projekte an Ueberambition scheitern sehen als an mangelnder Investition. Die Unternehmen, die Erfolg haben, sind diejenigen, die klein anfangen, den Nutzen schnell beweisen und von dort aus Schwung aufbauen.
Woran Sie erkennen, dass Sie Tabellenkalkulationen entwachsen sind
Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Ihre aktuelle Loesung Sie zurueckhaelt, sind hier die Signale, die wir am haeufigsten sehen. Zwei oder drei davon zusammen bedeuten meist, dass es Zeit fuer ein ernsthaftes Gespraech ueber Ihre Produktdaten-Infrastruktur ist.
- Sie verbringen mehr Zeit mit der Pflege von Produktdaten als mit der Entwicklung neuer Produkte
- Ihre Website und Ihre internen Aufzeichnungen stimmen bei Spezifikationen nicht ueberein
- Die Einfuehrung eines Produkts in einem neuen Markt bedeutet woechenlange manuelle Inhaltsarbeit
- Ihr Vertriebsteam vertraut dem Katalog nicht mehr, weil er veraltet ist
- Jemandes Vollzeitjob ist "die Tabelle aktuell halten"
Keines dieser Probleme ist fuer sich genommen dramatisch. Sie schleichen sich ein, und Menschen finden Workarounds. Aber Workarounds haben kumulative Kosten. Jeder manuelle Schritt, den Sie heute hinzufuegen, macht das System morgen etwas schwieriger zu pflegen und etwas fragiler, wenn Sie versuchen zu skalieren.
Produktdaten sind eines dieser Themen, ueber die niemand nachdenkt, bis sie ein echtes Problem werden. Dann fuehlt sich die Entwirrug wie ein riesiges Projekt an. Aber das muss es nicht sein. Beginnen Sie mit den Produkten, die am wichtigsten sind, legen Sie das Fundament richtig, und der Rest folgt. Wenn Ihre Tabelle mehr Reiter hat als Ihr Browser Tabs, ist es vielleicht Zeit fuer ein Gespraech.